Menos de 3 semanas, ese es el tiempo que se tarda en dejar atrás los calendarios de comunicaciones corporativas y los tediosos correos internos que, casi siempre, acaban en la basura de tus empleados.
En este artículo te presentamos un Asistente Virtual que te permite unificar todas tus comunicaciones internas, tomar el pulso a tus empleados, hacer una atención más personalizada de los mismos y ahorrar una gran cantidad de horas a lo largo de todo el proceso.
En definitiva, si quieres mejorar la satisfacción y experiencia de empleado en tu empresa, sigue leyendo. Empecemos por el principio:
¿Cuál es la diferencia entre un Asistente Virtual y un Chatbot?
Aunque la primera imagen que nos viene a la cabeza al leer “Asistente Virtual” es la del chatbot automatizado que nos ofrece ayuda a la hora de realizar una compra online, existen ciertas diferencias importantes entre ambos conceptos.
Los Chatbots son interfaces conversacionales que pueden o no interpretar una conversación, mientras que un Asistente Virtual tiene la capacidad de comprender lo que le pide el usuario, pudiendo incluso analizar el sentimiento o distinguir el idioma gracias al uso de tecnologías como el Procesamiento del Lenguaje Natural (NLP por sus siglas en inglés).
Un Asistente Virtual para automatizar la comunicación interna
Los Asistentes Virtuales internos heredan las funcionalidades de los externos como, por ejemplo, responder a las preguntas más frecuentes, aplicar flujos de búsqueda y facilitar el acceso a ciertos recursos. Todo ello 24/7 los 365 días al año y en varios idiomas.
Esto, adaptado a las necesidades corporativas, permite potenciar la comunicación interna y aportar otras ventajas como:
Aumentar la eficiencia y la agilidad
Automatizar tareas repetitivas
Simplificar y unificar procesos de la organización
Optimizar los procesos de onboarding en la compañía
Mejorar la experiencia de los empleados
En resumen, ayuda a automatizar y unificar todas las comunicaciones internas, y, al mismo tiempo, a analizar las necesidades de los empleados para brindarles una atención más personalizada.
Entre las funcionalidades que podemos habilitar destacan: reservar reuniones, consultar documentación interna, acabar con los comunicados internos por correo, solicitar y gestionar bajas o vacaciones, o facilitar tareas de onboarding para nuevos empleados, entre otras muchas.
“En algunos clientes del IBEX 35 se ha conseguido reducir en un 50% las consultas de los empleados. El Asistente Virtual es capaz de responder al 80% de las preguntas formuladas”. - David Rodríguez
Pero, ¿Cómo elegir el más adecuado de la amplia oferta disponible? ¿Qué consideraciones tener en cuenta? ¿Qué tipo de sistema se adecúa más a nuestro negocio? ¿Qué tiempo puede llevar implantarse en nuestra organización? He aquí unos interrogantes que pueden alzar una barrera si no se cuenta con el socio adecuado.
Caso real: Cómo mejorar la experiencia del empleado mediante Inteligencia Artificial
El cliente: una empresa líder en su sector, con más de 20.000 empleados a nivel global y un área de RRHH que buscaba un sistema que aportara coherencia y agilidad a su comunicación interna, aprovechando nuevos canales de comunicación para conocer mejor a los empleados.
Su punto de partida: La comunicación interna que venían practicando era totalmente unidireccional, por lo que una vez lanzados los comunicados por email no obtenían respuesta alguna, ni tenían posibilidad de trazabilidad. Es decir, no obtenían información sobre quien había leído los comunicados, si habían gustado o no, o si éstos generaban dudas que a la postre no eran resueltas.
La solución: Microsoft Teams combinado con un Asistente Virual. Teams es una solución que se integra de forma natural con la forma de trabajar de cualquier compañía y que además permite crear Chatbots inteligentes mediante Power Virtual Agents (PVA).
El Asistente Virtual responde a las preguntas frecuentes y otros temas de interés, y da a los empleados la posibilidad de realizar consultas relacionadas con Recursos Humanos, Administración o Corporativos, agilizando la comunicación interna de la compañía. Y si aun así no fuera suficiente para resolver las consultas, permite escalarlas mediante un sistema de tickets propio o a través de uno ya existente en la empresa.
La iniciativa acotó dos tipos de funcionalidades principales:
Notificaciones a los empleados para avisar de campañas activas (revisiones, avisos, mensajes del presidente de la compañía), pudiendo recoger sus reacciones.
Una “base de conocimiento” cargada con 2.000 cuestiones sobre información de recursos humanos y administración.
Asimismo, el Asistente Virtual integrado en Teams permite consultar la información completa sobre el organigrama de la organización para entender mejor la estructura, así como funciones o responsabilidades del equipo.
Con todo ello el sistema (capaz de gestionar diferentes idiomas aunque principalmente español e inglés) responde y recolecta información de forma orgánica y natural, pudiendo aplicar filtros de audiencias como país u otros atributos del empleado, tanto para los comunicados como para la respuesta a consultas. Con los datos recopilados se generan cuadros de mando que ayudan a interpretar los temas de interés y la satisfacción interna.
La implementación del sistema completo duró menos de tres semanas: la primera de ellas dedicada a desplegar el Asistente Virtual en sí, y las dos restantes para adaptar la base de conocimiento (organizando digitalmente la información).
En todo momento el proceso contó con la guía y acompañamiento de Turing. No solo en la implantación, sino también en la adopción de la herramienta. Lo que permitió a la compañía dejar atrás un sistema de comunicaciones de escaso valor para la empresa y los empleados, estático y ciego.
El resultado: Un entorno dinámico y ágil, tanto para los empleados como para los responsables del área, preparado para recoger todas las interacciones y ofrecer datos sobre la satisfacción general, ayudando a los usuarios a interpretar y actuar en consonancia.
¿Quieres mejorar la satisfacción general en tu empresa? Podemos ayudarte.
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